Этикет делового общения
При деловом общении пользоваться правилами делового этикета просто необходимо. Зачастую от того, как ведет себя человек, зависит благополучный или неблагополучный исход ожидаемых событий. Если человек будет соблюдать этикет делового общения, то все его начинания будут успешными.
Слово «этикет» имеет французское происхождение, что означает «ярлык», «надпись», «этикетка». Часто этикет рассматривают как свод правил поведения, принятых в социальных кругах. В понятие «этикет делового общения» входят: правила знакомства, обращения, ведения деловой беседы, требования к внешнему виду, манерам и так далее.
Правила знакомства
Если происходит деловая встреча, то желательно, чтобы Вы были представлены своему собеседнику человеком, который организовал данную встречу. Если такого человека нет, то просто сами представьтесь друг другу. Гость обычно представляется первым. Старшим представляют младших, женщине представляют мужчину. Следует озвучить свое Ф.И.О., организацию, в которой Вы работаете, и Вашу должность.
Нормы обращения
В этикете делового общения существуют так называемые нормы обращения. Согласно им, первым здоровается подчиненный с начальником, младший со старшим, мужчина с женщиной. Тем не менее, цивилизованный человек не будет дожидаться пока подчиненный поздоровается с ним, а первым сделает это.
В общении имя и отчество будет предпочтительно, в особенности при обращении к малознакомым и старшим людям. Также следует помнить: не нужно переходить на «ты» с человеком, который не сможет тебе ответить так же. Переход на «ты» должен быть обоюдным.
Как себя вести во время деловой беседы
Если собеседники ранее виделись и знают друг друга, то сначала они могут провести краткий обзор событий, которые произошли с момента их последней встречи. Также уместно при этом поговорить про общие профессиональные интересы. Разговор должен строиться таким образом, чтобы в результате он привел беседу к интересующему его вопросу, и позволил плавно к нему перейти.
Во время деловой беседы необходимо внимательно слушать собеседника, не перебивать и не отвлекаться на другие дела, быть вежливым. Также не следует быть категоричным и поспешным в своих суждениях, нужно опираться исключительно на факты, а не на свой авторитет. В случае, если предоставленные факты собеседнику не знакомы, следует озвучить источник информации. Если обстановка накалилась и сложилась не в Вашу пользу, то нужно вернуться к тем точкам зрения, по которым ваши мнения совпадали, и далее отталкиваться от них в поисках компромисса.
Большое значение имеет и то, как человек говорит. Человек, говорящий четко и уверенно будет лучше воспринят, нежели тихо мямлящий. Не стоит забывать и про скорость разговора. Нужно говорить с умеренной скоростью, с расстановкой и интонацией, избегать слов-паразитов.
Визитные карточки
Могут оказаться полезными и визитные карточки. На ней должны быть указаны Ваши Ф.И.О., должность, справа – контактный телефон фирмы, в которой Вы работаете, слева – адрес. В настоящее время также получили распространение карточки с дублированием на английском языке. Обмен визитными карточками означает желание поддерживать деловую связь.
Внешний вид, манеры
В этикет делового общения также входит и такое понятие, как внешний вид. И он должен быть безукоризненным и всегда опрятным. На деловые встречи не следует одеваться слишком ярко, лучше отдать предпочтение «классике»: однотонный костюм для мужчин и блузка с юбкой для женщин. Минимум украшений, цепочек, колец. Женщинам нужно осторожно подойти к выбору косметики. Человек, который одет в однотонную одежду, не кричащих цветов и оттенков, будет вызывать больше доверия, чем одетый ярко.
Комплименты, естественно, любят все. Поэтому для приобретения уважения, успеха и симпатии, их необходимо произносить вслух. Но при этом комплимент не должен выглядеть как какая-то дежурная фраза, в противном случае собеседник может обидеться и это приведет к негативной ситуации.
Комплимент должен быть искренним. Не стоит также один и тот же комплимент говорить двум людям одновременно. Чрезмерность комплиментов также недопустима, необходимо чувство меры и такта. Когда человек принимает комплимент, он должен поблагодарить своего собеседника и дать ему понять, что комплимент приятен и уместен.
Практически во всех странах для того, чтобы оказать определенное внимание собеседнику принято во время деловых переговоров предлагать партнеру чай или кофе.
Данный жест необходим для смягчения обстановки, с его помощью можно преодолеть барьер в общении, если он имеется. В России этот обычай также допустим. У гостя нужно перед началом разговора поинтересоваться, чему он отдаст предпочтение – кофе или чаю. Напиток подается через пять-десять минут после начала разговора. Кофе и чай обычно подают с молоком или сливками. Если гость попросил прохладительный напиток, то ему необходимо заказать то, что он просит в охлажденном виде.
Правила делового телефонного разговора
Деловой разговор должен быть по-существу. Сначала следует поздороваться и удостовериться, что на линии тот человек, который Вам нужен. Представиться и, если у телефона находится посторонний человек, попросить позвать нужного Вам человека. Представляясь, следует назвать свою фамилию, имя и организацию, которую Вы представляете. Поинтересуйтесь, имеется ли достаточно времени для разговора у собеседника. Если нет, то договоритесь о времени следующего звонка.
В случае звонка Вам, нужно снять трубку, представиться и внимательно слушать Вашего собеседника. Если нет возможности разрешить ситуацию в ходе данного телефонного звонка, то следует договориться о времени следующего звонка, либо встречи.
Этикет делового общения базируется на следующих качествах: тактичность, пунктуальность, вежливость, честность.
